3Data s. r. o.

Struktura

Od chaosu k pořádku

Běžné shromažďování informací v papírové podobě do složek, pořadačů a knih se stává minulostí. Moderní kancelář, ale i mnohá domácnost dnes pracují ve většině případů s informacemi v elektronické podobě. Tento trend už našel své místo i ve státní správě. Budeme-li se seriozně zabývat otázkou jak pracovat přesně, rychle a efektivně s informacemi, budeme nuceni si hned na začátku položit několik zásadních otázek, přičemž odpovědi na ně nám následně pomohou při vytvoření toho správného systému práce s těmito daty.

Shromažďování dat v písemné podobě v zásadě umožňuje jejich sdílení, garantování, popř. vytvoření systému jejich tvorby, úpravy nebo schvalování, ovšem za cenu značné ztráty času a s velkou pravděpodobností vzniku chyb při jejich zpracování

Není žádnou novinkou, že v osmdesátých letech minulého století, s příchodem počítačů, začala éra vytváření, ukládání a sdílení dokumentů. Byly vytvořeny první elektronické složky, které byly určeny jak pro informace soukromé povahy, tak pro informace, které byly sdíleny společně s vymezeným okruhem ostatních osob. Nástupem internetu a zejména jeho masovým využíváním se práce s daty výrazně znásobila, a to v mnoha případech, aniž bychom si tuto skutečnost nějak reálně uvědomili. E-maily, webové stránky a servery se staly našimi každodenními elektronickými spolupracovníky, na které klademe stále větší důraz. Tato situace však vyžaduje řešení, které jednoznačně stanoví, kdo bude mít přístup k jednotlivým informacím, tedy v první fázi musíme rozdělit informace na privátní a sdílené. Následně je nutné tato data zabezpečit, např. hesly, firewally, popř. další ochranou spojenou přímo s informací. To vše při zachování možnosti vybraná data sdílet a moci s nimi pracovat na účinnější úrovni.

Od pořádku ke struktuře

Každý, kdo pracuje s větším množstvím dat, po čase zjistí, že samotný pořádek v nich nestačí. Stále více informací je v naší společnosti digitalizováno. To znamená, že množství informací neustále roste a je čím dál více obtížnější najít správné informace v řádu struktur složek nebo jiných systémů třídění. Důležitá data jsou ztracena v množství pro nás irelevantních informací. Jsme nuceni využívat služeb vyhledávacích nástrojů, které nám pomohou najít ty správné informace podle zadaných kriterií. Následně se ovšem musíme zabývat otázkou původu získaných dat, tedy zejména jejich správností. Existuje velké množství zdrojů využívajících náš hlad po informacích. Podmínkou kvalitní práce s daty je jistota jejich ověření nebo garance správnosti.

Zvýšení dostupnosti sdílených informací mimo firemní firewall přineslo další možnosti práce v jednom dokumentu, snadno a efektivně, za účasti více osob, podílejících se na práci s dokumentem. Za této situace je nutné sledovat změny provedené v dokumentu, identifikovat původce těchto změn s možností vrátit zpět jednotlivé fáze těchto změn. To vyžaduje nové způsoby a potřeby, jak pracovat s informacemi strukturovaným způsobem.